Comment faire un horaire de travail pour vos employés : la méthode en 6 étapes
Dans beaucoup de PME, l’horaire se fait encore le dimanche soir, dans un tableur ou sur une feuille collée au mur du local des employés. Ça fonctionne… jusqu’au premier échange de quart oublié, au premier employé qui n’a pas vu la nouvelle version, ou à la paie qui ne balance pas.
Bâtir un bon horaire n’a rien de compliqué si on suit toujours le même ordre. Voici la méthode en six étapes que nous recommandons aux gestionnaires de restaurants, de commerces et de centres de loisirs.
Étape 1 : définir vos besoins de couverture
Avant de penser aux personnes, pensez aux plages horaires. Pour chaque jour de la semaine, notez combien d’employés il vous faut, à quel poste, et à quelle heure. Par exemple : deux personnes à la caisse de 11 h à 14 h, une seule de 14 h à 17 h, trois le vendredi soir.
Si vous avez des données de ventes ou de fréquentation, servez-vous-en. Les heures de pointe d’une semaine ressemblent presque toujours à celles de la semaine précédente. C’est la meilleure façon d’éviter deux erreurs coûteuses : trop de monde quand c’est tranquille, et pas assez quand ça déborde.
Étape 2 : recueillir les disponibilités et les congés
Demandez à chaque employé ses disponibilités récurrentes (par exemple « jamais le mardi, pas avant 16 h la semaine ») et fixez une date limite pour les demandes de congé, idéalement deux semaines avant la semaine visée. Tout ce qui arrive après cette date devient une exception à gérer par échange de quart.
L’important est d’avoir ces informations au même endroit. Les disponibilités éparpillées entre des textos, des courriels et des papiers sont la cause numéro un des horaires à refaire.
Étape 3 : partir d’une semaine type
La plupart des semaines se ressemblent. Construisez une fois une semaine type qui couvre vos besoins habituels, puis copiez-la chaque semaine et ajustez seulement les exceptions : congés, événements, jours fériés. Vous passez d’une heure de travail à quelques minutes.
Pensez aux jours fériés à venir. Par exemple, l’Action de grâces tombe le lundi 12 octobre 2026 : si vous êtes ouvert, prévoyez les indemnités; si vous êtes fermé, retirez les quarts de la semaine type.
Étape 4 : placer les quarts en respectant les règles
Placez d’abord les employés clés (ouverture, fermeture, responsables), puis complétez. En cours de route, gardez en tête les règles de base de la Loi sur les normes du travail :
- une pause repas de 30 minutes après 5 heures consécutives;
- un repos d’au moins 32 heures consécutives par semaine;
- pas de quart de moins de 3 heures si vous voulez éviter de payer l’indemnité de présence pour rien.
Le détail de la pause repas et du repos hebdomadaire est expliqué en langage clair dans la fiche d’Éducaloi sur les repas, les pauses et le repos hebdomadaire.
Étape 5 : vérifier les heures et le coût
Avant de publier, regardez deux chiffres :
- Le total d’heures par employé. Au-delà de 40 heures par semaine, chaque heure est majorée de 50 %. Un employé à 44 heures pendant qu’un autre plafonne à 12, c’est du temps supplémentaire évitable, et souvent un employé frustré de chaque côté.
- Le coût total de main-d’œuvre de la semaine. Multipliez les heures par le taux de chaque personne et comparez aux ventes prévues. C’est à cette étape, pas à la fin de la période de paie, qu’on peut encore corriger.
Étape 6 : publier tôt, et à un seul endroit
Au Québec, un employé peut refuser de travailler s’il n’a pas été informé au moins 5 jours à l’avance qu’il serait requis, sauf exceptions. Ce droit de refus fait partie des règles sur les heures supplémentaires. Publier l’horaire de la semaine suivante au plus tard le mardi est donc une bonne habitude.
Publiez-le aussi à un seul endroit que tout le monde consulte. Une photo de l’horaire envoyée dans un groupe de texto devient désuète au premier changement; une version à jour, accessible sur le téléphone de chacun, élimine les « je ne savais pas que je travaillais ».
Les erreurs les plus fréquentes
| Erreur | Conséquence | Solution |
|---|---|---|
| Bâtir l’horaire à partir des préférences | Trous aux heures de pointe | Partir des besoins de couverture (étape 1) |
| Publier le vendredi pour le lundi | Droit de refus, absences | Publier au moins 5 jours d’avance |
| Ne pas compter les heures par personne | Temps supplémentaire imprévu | Vérifier les totaux avant de publier |
| Plusieurs versions en circulation | Employés absents ou en double | Une seule version, mise à jour en direct |
Faire ces six étapes en quelques minutes
Une application d’horaires ne change pas la méthode, elle enlève la paperasse autour. Dans Tandem, les disponibilités et les congés approuvés apparaissent déjà dans la grille (étape 2), une semaine type se réutilise d’un clic (étape 3), et le total d’heures de chaque employé s’affiche pendant que vous placez les quarts, pas après (étape 5). La publication envoie une notification à l’équipe : une seule version circule (étape 6).