Horaire de travail au Québec : 7 règles des normes du travail à respecter

Préparer l’horaire de la semaine, ce n’est pas seulement un casse-tête de disponibilités. Au Québec, la Loi sur les normes du travail (LNT) encadre plusieurs aspects des horaires : le délai pour prévenir un employé, la durée des quarts, les pauses, le repos hebdomadaire et les heures supplémentaires. Un horaire mal bâti peut coûter cher en temps supplémentaire imprévu, ou donner à un employé le droit de refuser un quart.

Voici les sept règles à garder en tête avant de publier vos horaires, que vous gériez un restaurant, un commerce, un centre de loisirs ou une petite équipe de service.

1. Prévenir au moins 5 jours à l’avance

La loi ne fixe pas de date limite pour afficher l’horaire. Par contre, un employé peut refuser de travailler s’il n’a pas été informé au moins 5 jours à l’avance qu’il serait requis. Il y a des exceptions, notamment lorsque la nature des fonctions exige que l’employé demeure disponible, ou quand ses services sont requis en cas d’urgence.

En pratique, publier l’horaire de la semaine suivante au plus tard le mardi ou le mercredi vous protège : chaque quart est annoncé plus de 5 jours d’avance, et vos employés peuvent s’organiser.

2. La semaine normale : 40 heures, puis temps et demi

Pour la majorité des salariés, la semaine normale de travail est de 40 heures. Chaque heure travaillée au-delà est payée avec une majoration de 50 % du salaire horaire habituel. À la demande de l’employé, ces heures peuvent être remplacées par un congé d’une durée équivalente, lui aussi majoré de 50 %.

Le calcul se fait par semaine, pas par jour (Éducaloi résume bien le fonctionnement des heures supplémentaires). Un employé qui fait deux journées de 12 heures et rien d’autre n’a donc pas d’heures supplémentaires au sens de la loi. C’est pourquoi il est important de voir le total d’heures de chaque personne avant de publier l’horaire, et non à la fin de la période de paie.

3. Les limites qu’un employé peut refuser de dépasser

Un employé peut refuser de travailler :

• plus de 2 heures au-delà de ses heures habituelles de la journée, ou plus de 14 heures par période de 24 heures (la plus courte des deux périodes s’applique);
• plus de 50 heures par semaine (règle générale);
• un quart dont il n’a pas été informé au moins 5 jours à l’avance (voir la règle 1).

Autrement dit, prolonger un quart « juste pour cette fois » n’est pas toujours possible. Un horaire réaliste dès le départ évite ces négociations de dernière minute.

4. La pause repas de 30 minutes

Après 5 heures de travail consécutives, l’employé a droit à une pause repas de 30 minutes. Elle peut être non payée, sauf si l’employé n’est pas autorisé à quitter son poste de travail : dans ce cas, elle doit être rémunérée.

Les pauses café, elles, ne sont pas obligatoires. Mais si vous en accordez, elles doivent être payées. Prévoyez-les dans la durée de vos quarts pour que le coût de main-d’œuvre prévu corresponde à la réalité.

5. Le repos hebdomadaire de 32 heures

Chaque employé a droit à un repos d’au moins 32 heures consécutives par semaine. Un horaire qui enchaîne une fermeture le samedi soir et une ouverture le lundi matin peut sembler raisonnable, mais un quart de fin de semaine ajouté à la dernière minute peut facilement briser cette règle. Vérifiez les enchaînements, surtout chez les employés polyvalents qui couvrent plusieurs postes.

6. L’indemnité de présence de 3 heures

Si vous demandez à un employé de se présenter au travail et qu’il travaille moins de 3 heures consécutives, il a droit, sauf en cas de force majeure, à une indemnité égale à 3 heures de son salaire habituel. Renvoyer quelqu’un à la maison après une heure parce que c’est tranquille coûte donc quand même 3 heures.

La meilleure prévention : planifier selon l’achalandage réel. Regarder vos heures de pointe des semaines précédentes permet d’éviter les quarts trop courts ou inutiles.

7. Les jours fériés

Au Québec, les jours fériés et payés prévus par la loi sont : le 1er janvier, le Vendredi saint ou le lundi de Pâques (au choix de l’employeur), la Journée nationale des patriotes, la Fête nationale (24 juin), la fête du Canada (1er juillet), la fête du Travail, l’Action de grâces et Noël.

Un employé en congé ce jour-là reçoit une indemnité égale à 1/20 du salaire gagné au cours des quatre semaines complètes de paie précédant la semaine du congé, sans compter les heures supplémentaires. S’il travaille ce jour-là, l’employeur doit lui verser, en plus de son salaire, cette indemnité ou lui accorder un congé compensatoire d’une journée. Repérez ces dates dès que vous bâtissez l’horaire du mois.

Et la tenue de registre?

L’employeur doit tenir un registre des heures travaillées par chaque employé, incluant les heures supplémentaires; la CNESST détaille ce que doit contenir le registre des salaires. Des feuilles de temps papier ou un tableur modifié à la main rendent ce registre difficile à défendre en cas de plainte. Un pointage horodaté, approuvé par le gestionnaire, est beaucoup plus solide.

Respecter ces règles avec un outil

Presque toutes ces règles se résument à savoir à l’avance et pouvoir le prouver. Dans Tandem, la publication de l’horaire envoie une notification sur le téléphone de chaque employé, ce qui rend le préavis de 5 jours facile à respecter et à démontrer (règle 1). Le total d’heures de chacun s’affiche pendant que vous placez les quarts, avant la publication (règles 2 et 3), et les heures pointées puis approuvées par le gestionnaire forment le registre dont il est question plus haut. Gratuit pour les employés, à partir de 9,99 $ par mois pour l’entreprise.

Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique. Certaines catégories d’employés et certains secteurs ont des règles particulières. Pour votre situation précise, consultez la CNESST.