Préparer la paie de vos employés : la liste de vérification avant chaque période
Une erreur sur une paie, c’est rarement une erreur de calcul : le logiciel de paie ou le comptable calcule correctement ce qu’on lui donne. Le problème, c’est presque toujours ce qu’on lui donne. Un pointage de sortie oublié, un échange de quart jamais noté, un congé férié payé en double, et c’est l’employé qui s’en rend compte, rarement de bonne humeur.
Voici la liste de vérification à passer avant chaque période de paie. Comptez 10 à 15 minutes pour une équipe de 15 personnes, beaucoup moins avec les bons outils.
Rappel : ce que la loi demande
- Le salaire est versé à intervalles réguliers d’au plus 16 jours (ou d’un mois pour les cadres).
- Chaque paie est accompagnée d’un bulletin de paie qui détaille notamment la période, les heures payées au taux normal et les heures supplémentaires, le taux, le salaire brut, les retenues et le salaire net.
- Vous devez conserver le registre des heures et des salaires (voir notre article sur les feuilles de temps et le punch in).
La liste de vérification en 8 points
1. Les pointages incomplets
Repérez les quarts avec une entrée mais sans sortie (ou l’inverse). Validez l’heure réelle avec l’employé ou le responsable du quart plutôt que de deviner.
2. Les écarts entre l’horaire et le pointage
Un quart prévu de 8 heures qui en a duré 10, une arrivée 45 minutes avant l’heure : ces écarts ont peut-être une bonne raison (livraison, remplacement), mais ils doivent être approuvés, pas simplement payés par défaut.
3. Les échanges et remplacements
Si deux employés ont échangé un quart, assurez-vous que les heures sont au nom de la personne qui a réellement travaillé.
4. Les heures supplémentaires
Pour chaque employé, calculez le total par semaine. Au-delà de 40 heures (règle générale), les heures sont majorées de 50 %, ou remplacées par un congé équivalent majoré si l’employé l’a demandé. Attention aux périodes de paie de deux semaines : le calcul se fait semaine par semaine, pas sur 80 heures.
5. Les pauses repas
La pause repas de 30 minutes peut être non payée, sauf si l’employé n’a pas pu quitter son poste. Vérifiez qu’elle a bien été prise, et qu’elle n’est pas déduite à tort les jours où l’employé a dû rester en poste.
6. Les jours fériés
Si la période contient un jour férié (l’Action de grâces, par exemple), prévoyez l’indemnité de 1/20 du salaire des quatre semaines complètes de paie précédentes pour les employés admissibles, et le traitement prévu par la loi pour ceux qui ont travaillé ce jour-là.
7. Les congés et les vacances
Vérifiez que les vacances prises pendant la période sont bien payées (l’indemnité est normalement versée avant le départ), et que les journées de maladie payées (les 2 premières par année, après 3 mois de service) sont inscrites. Plus de détails dans notre article sur les vacances au Québec.
8. Les changements de taux et les nouveaux employés
Une augmentation qui entre en vigueur au milieu de la période, un nouvel employé dont le dossier n’est pas complet, un départ avec vacances à payer : ce sont les cas à régler avant d’envoyer la paie.
Préparer la fin d’année dès maintenant
Les Relevés 1 (Revenu Québec) et les feuillets T4 (Agence du revenu du Canada) doivent être remis aux employés au plus tard le dernier jour de février. Ils reprennent tout ce qui a été versé pendant l’année : des paies justes chaque période, c’est une fin d’année sans mauvaise surprise.
Le raccourci : approuver au fil de la période
La meilleure façon de rendre cette liste rapide est de ne pas tout faire la veille de la paie. Réviser les heures de la journée ou de la semaine au fur et à mesure transforme une corvée de deux heures en quelques minutes par jour.
Avec Tandem
- les employés pointent dans l’app ou au kiosque, et chaque pointage est horodaté;
- le gestionnaire révise et approuve les heures directement, avec l’horaire prévu à côté;
- les demandes de congé approuvées sont déjà dans le système;
- à la fin de la période, vous exportez les heures exactes (CSV) et le sommaire de paie dans le format que votre comptable utilise déjà;
- les talons de paie et les documents de fin d’année proviennent des heures approuvées, des heures au Relevé 1, sans ressaisie.
Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique ou fiscal. Pour les retenues à la source et les relevés, référez-vous à Revenu Québec et à votre comptable.